Terkadang fungsi hubungan masyarakat (humas) di masyarakat awam sering rancu dengan tugas seorang marketing bahkan jurnalistik. Kali ini kita akan ungkap tentang peran atau fungsi humas dalam organisasi yang sukses.

Praktisi humas dalam pelaksanaan tugasnya akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses peranan humas (tahapan fact finding, planning, communicating, dan evaluation) sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial. Nah kemudian manajemen humas dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Dengan melihat proses peranan manajemen dan humas dalam suatu organisasi yang sudah dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

Apa yang dikerjakan humas?

1. Menampilkan Kesan (image)

Humas harus menampilkan kesan yang terbaik organisasinya. Kesan disini berarti “gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi)”.

2. Pengetahuan dan pengertian

Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

3. Menciptakan ketertarikan

Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang. Menggunakan strategi kehumasan dalam hal ini bisa menjadi sangat efektif.

4. Penerimaan

Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.

5. Simpati

Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, tugas humas ini umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.

Dalam Buku Manajemen Humas karya Mahidin Mahmud dan Alex Rumondor, tercetak bahwa kualitas yang khas pada manajer humas ialah kemampuan menganalisis. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis. Manajer humas harus pula bisa membenahi dirinya, dan menganggap dirinya mampu bekerja efektif tanpa perintah, karena manajer humas sendiri bukan mengurus bagian yang memberi perintah.

Manajer humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Dengan demikian, tiap bagian lain dalam perusahaan itu tahu bahwa pimpinan puncak termasuk manajer humas tingkat dan bobotnya sama dengan rekan pimpinan puncak bagian lain. Manajer humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi yang akurat. Evaluasi tersebut meliputi ruang lingkup tugasnya manajer humas dalam rangka mengatur/memanfaatkan kegiatan internal dan eksternal yang berkaitan dengan :

1. lingkungan

2. sikap dan pendapat publik

3. efektivitas manajemen humas

4. pengaruh tiap bagian yang harus dirasakan juga oleh manajer humas.

Produk-produk tertulis humas

Diantaranya adalah:

1. Siaran pers yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa.

2. Latar belakang (Backgrounder)

3. Media internal

4. Laporan tahunan

5. Advetorial

6. Profil perusahaan

7. Lembaran berita (Newsletter)

8. Prospektus

9. Penulisan komentar pembaca (testimonial)

10. Penulisah naskah pidato

11. Iklan layanan masyarakat

Humas sebagai Unsur Pendukung Kegiatan Organisasi

Definisi humas “Statement Mexico” mempertegas kedudukan Humas dalam jajaran ilmu-ilmu sosial lainnya, terutama yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Definisi ini kembali menggarisbawahi tugas Humas harus dilandasi dengan riset, konsultasi dengan pimpinan organisasi, program terencana dan tanggung jawab sosialnya.

Peranan humas untuk menanamkan sense of belonging pada publiknya dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi dan melakuakn kegiatan untuk meraih opini publik yang menguntungkan bagi organisasi yang tentunya berlandaskan keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik sasaran. Semua ini bertitik tolak pada posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi.

Humas sebagai Pusat Informasi

Sebagai pusat layanan informasi, peran humas ini tidak terlepas dari upaya untuk mengubah perilaku khalayak melalui dua jenjang, yaitu transforming role dan socializing role. Yang pertama dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik, sementara yang kedua adalah hasil yang dapat diperoleh.

Kanapa pusat informasi ini diperlukan dalam sebuah organisasi? PR. Smith, pakar marketing mengemukakan tentang arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi dapat menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang posisi praktisi humas dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan suara dari perusahaan. Posisi ini harus berada pada jajaran pimpinan. **

Salam Ekselenizer dari Agus Ridwan Sopari, untuk Anda yang excellent!