Fungsi Administration Bukan Clerk
Selama ini administrasi selalu diposisikan lebih rendah dari manajemen dan hanya mengerjakan pekerjaan clerk semata. Padahal, administarsi jauh lebih tinggi dan elegan dibanding dengan manajemen.
Sebab, administrasi seharusnya difungsikan sebagai penentu kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi penentu arah arah organisasi dan kontrol akhir pengelolaan bisnis. Jadi dapat disimpulkan administrasi bukanlah clerk melainkan penentu kebijakan perusahaan.
Putra Nababan, saat mewawancarai salah satu warga Amerika di Washington DC. “How do you think about a year administration of president obama?” memilih kata administration dari pada management. Ada dua pendapat memang yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen secara sinonim, itu yang pertama. Istilah administrasi digunakan oleh kepresidenan dan kementrian yang disebut sebagai administrasi Negara. Sedangkan administrasi di bidang bisnis dinamakan manajemen.
Kedua, pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.
Wikipedia menerangkan dalam beberapa analisis organisasi, manajemen dipandang sebagai bagian dari pemerintahan, khususnya yang terkait dengan teknis dan unsur-unsur duniawi di dalam operasi organisasi. Ia berdiri sendiri yang berbeda dari eksekutif atau kerja strategis.
Selain itu coba perhatikan saja, ketika anda akan memposting artikel di blog wordpress yang disebutkan adalah Admin, misalnya www.agusridwansopari.com/wp-admin, bukan wp-manager. Tetapi di sisi lain ada CMS (content management system) yang kurang lebih sama dalam pengelolaan sebuah website seperti admin dalam blog.
Mungkin akan terlihat admin itu lebih banyak berkuasa untuk mengendalikan konten-konten websitenya. Sedangkan yang diatur oleh admin merupakan perangkat manajemen yang bisa ia otak-atik seperti penempatan widget, memilih themes, memasukkan gambar, dan lain sebagainya.
ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN UMUM
Ilmu administrasi merupakan suatu ilmu yang luas coraknya. Sebab, ilmu ini menerima sumbangan-sumbangan berbagai pengertian, cara pemikiran, dan cara pendekatan dari cabang-cabang ilmu sosial lainnya. Berdasarkan 3 unsur utama dari administrasi dikembangkan 3 kelompok pengetahuan utama dalam ilmu ini dibagi menjadi Ilmu organisasi, Ilmu manajemen, dan Ilmu komunikasi administratif.
Di sekolah tinggi program studi ilmu administrasi bisnis dititikberatkan pada aspek penciptaan lulusan yang memiliki business leadership yang kuat dan memiliki kemampuan lintas fungsi yang terintegrasi secara sempurna di bidang marketing, finance, and business management.
Dalam bisnis, administrasi terdiri dari kinerja atau manajemen operasi bisnis sehingga membuat atau pelaksanaan keputusan besar. Administrasi dapat didefinisikan sebagai proses universal mengorganisir orang dan sumber daya secara efisien sehingga kegiatan langsung menuju sasaran dan tujuan umum.
Administrator dapat berfungsi sebagai gelaran manajer umum atau sekretaris perusahaan yang melapor ke dewan direksi perusahaan. Gelar ini kuno, namun, dalam banyak perusahaan, fungsi ini, disandingkan sama sejajar yang berhubungan dengan keuangan, personil dan layanan sistem informasi manajemen, adalah apa yang dimaksudkan ketika istilah “administrasi” digunakan. Tetapi para dosen dan mahasiswa ilmu administrasi bisnis tidak ingin administrasi disempitkan hanya sekedar melakukan pekerjaan clerk.
UNSUR FUNSGI ADMINISTRASI
Administrator, secara luas, berfungsi terlibat dalam suatu set umum untuk memenuhi tujuan organisasi. Ini “fungsi” dari administrator yang digambarkan oleh Henri Fayol sebagai “5 Unsur-unsur Administrasi” (dalam huruf tebal di bawah).
- Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Ini peta jalan dari menuju tempat yang menjadi organisasi inginkan. Fungsi perencanaan meliputi menetapkan tujuan dan mengaturnya dalam urutan logis. Administrator terlibat dalam jangka pendek dan perencanaan jangka panjang.
- Pengorganisasian melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan, tanggung jawab pengelompokkan ke dalam departemen atau divisi, dan menetapkan hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus memperhitungkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang kendali pengawasan dalam unit.
- Kepegawaian berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Ini melibatkan staf menentukan kebutuhan, menulis deskripsi pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi.
- Mengarahkan (Panglima) adalah memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem pendukung yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara staf penekanan pada kebutuhan dan penekanan pada produksi ekonomi.
- Pengendalian adalah fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan potensial atau aktual mendeteksi penyimpangan dari rencana organisasi. Hal ini menjamin kinerja yang berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga tertib dan bebas masalah lingkungan. Pengendalian mencakup informasi manajemen, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif.
- Penganggaran, diluar dari daftar di atas, menggabungkan sebagian besar fungsi-fungsi administrasi, dimulai dengan pelaksanaan rencana anggaran melalui penerapan anggaran kontrol.
Oleh Agus Ridwan Sopari
Author, Vision Coach, Graphic Designer & Business Communication Consultant
