Komunikasi bisnis (Business Communication) adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dengan kata lain Komunikasi bisnis berarti setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value)

Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara sistematik.

Pengertian senada Business Communication dari Wikipedia.org adalah communication used to promote a product, service, or organization; relay information within the business; or deal with legal and similar issues. It is also a means of relying between a supply chain, for example the consumer and manufacturer.

Business Communication is known simply as “Communications.” It encompasses a variety of topics, including Marketing, Branding, Customer-relations, Consumer – behaviour, Advertising, Public relations, Corporate communication, Community engagement, Research & Measurement,Reputation management, Interpersonal communication, Employee engagement, Online communication, and Event management. It is closely related to the fields of professional communication and technical communication.

In business, the term communications encompasses various channels of communication, including the Internet, Print (Publications), Radio,Television, Ambient media, Outdoor, and Word of mouth.

Business Communication can also refer to internal communication. A communications director will typically manage internal communication and craft messages sent to employees. It is vital that internal communications are managed properly because a poorly crafted or managed message could foster distrust or hostility from employees.^[1]

There are several methods of business communication, including:

• Web-based communication – for better and improved communication, anytime anywhere …
• e-mails, which provide an instantaneous medium of written communication worldwide;
• Reports – important in documenting the activities of any department;
• Presentations – very popular method of communication in all types of organizations, usually involving audiovisual material, like copies of reports, or material prepared in Microsoft PowerPoint or Adobe Flash;
• telephoned meetings, which allow for long distance speech;
• forum boards, which allow people to instantly post information at a centralized location; and
• face to face meetings, which are personal and should be succeeded by a written followup.

References

1. ^ “Living with Ambiguity”. de la Vergne, Susan (2005). http://www.auxiliumtraining.com/Ambiguity.htm. Auxilium Training. Retrieved on 2008-05-22.
2. http://agungpia.multiply.com/journal/item/45/Ukuran_Keberhasilan_Komunikasi_Bisnis
3. http://komunikasibisnis.blogspot.com/2007/08/tantangan-kompetensi-komunikasi-bisnis.html

Selama ini administrasi selalu diposisikan lebih rendah dari manajemen dan hanya mengerjakan pekerjaan clerk semata. Padahal, administarsi jauh lebih tinggi dan elegan dibanding dengan manajemen.

Sebab, administrasi seharusnya difungsikan sebagai penentu kebijakan perusahaan, koordinasi produksi, keuangan dan distribusi penentu arah arah organisasi dan kontrol akhir pengelolaan bisnis. Jadi dapat disimpulkan administrasi bukanlah clerk melainkan penentu kebijakan perusahaan.

Putra Nababan, saat mewawancarai salah satu warga Amerika di Washington DC. “How do you think about a year administration of president obama?” memilih kata administration dari pada management. Ada dua pendapat memang yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen secara sinonim, itu yang pertama. Istilah administrasi digunakan oleh kepresidenan dan kementrian yang disebut sebagai administrasi Negara. Sedangkan administrasi di bidang bisnis dinamakan manajemen.

Kedua, pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.

Wikipedia menerangkan dalam beberapa analisis organisasi, manajemen dipandang sebagai bagian dari pemerintahan, khususnya yang terkait dengan teknis dan unsur-unsur duniawi di dalam operasi organisasi. Ia berdiri sendiri yang berbeda dari eksekutif atau kerja strategis.

Selain itu coba perhatikan saja, ketika anda akan memposting artikel di blog wordpress yang disebutkan adalah Admin, misalnya www.agusridwansopari.com/wp-admin, bukan wp-manager. Tetapi di sisi lain ada CMS (content management system) yang kurang lebih sama dalam pengelolaan sebuah website seperti admin dalam blog.

Mungkin akan terlihat admin itu lebih banyak berkuasa untuk mengendalikan konten-konten websitenya. Sedangkan yang diatur oleh admin merupakan perangkat manajemen yang bisa ia otak-atik seperti penempatan widget, memilih themes, memasukkan gambar, dan lain sebagainya.

ADMINISTRASI DALAM PENGERTIAN UMUM

Ilmu administrasi merupakan suatu ilmu yang luas coraknya. Sebab, ilmu ini menerima sumbangan-sumbangan berbagai pengertian, cara pemikiran, dan cara pendekatan dari cabang-cabang ilmu sosial lainnya. Berdasarkan 3 unsur utama dari administrasi dikembangkan 3 kelompok pengetahuan utama dalam ilmu ini dibagi menjadi Ilmu organisasi, Ilmu manajemen, dan Ilmu komunikasi administratif.

Di sekolah tinggi program studi ilmu administrasi bisnis dititikberatkan pada aspek penciptaan lulusan yang memiliki business leadership yang kuat dan memiliki kemampuan lintas fungsi yang terintegrasi secara sempurna di bidang marketing, finance, and business management.

Dalam bisnis, administrasi terdiri dari kinerja atau manajemen operasi bisnis sehingga membuat atau pelaksanaan keputusan besar. Administrasi dapat didefinisikan sebagai proses universal mengorganisir orang dan sumber daya secara efisien sehingga kegiatan langsung menuju sasaran dan tujuan umum.

Administrator dapat berfungsi sebagai gelaran manajer umum atau sekretaris perusahaan yang melapor ke dewan direksi perusahaan. Gelar ini kuno, namun, dalam banyak perusahaan, fungsi ini, disandingkan sama sejajar yang berhubungan dengan keuangan, personil dan layanan sistem informasi manajemen, adalah apa yang dimaksudkan ketika istilah “administrasi” digunakan. Tetapi para dosen dan mahasiswa ilmu administrasi bisnis tidak ingin administrasi disempitkan hanya sekedar melakukan pekerjaan clerk.

UNSUR FUNSGI ADMINISTRASI

Administrator, secara luas, berfungsi terlibat dalam suatu set umum untuk memenuhi tujuan organisasi. Ini “fungsi” dari administrator yang digambarkan oleh Henri Fayol sebagai “5 Unsur-unsur Administrasi” (dalam huruf tebal di bawah).

- Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Ini peta jalan dari menuju tempat yang menjadi organisasi inginkan. Fungsi perencanaan meliputi menetapkan tujuan dan mengaturnya dalam urutan logis. Administrator terlibat dalam jangka pendek dan perencanaan jangka panjang.

- Pengorganisasian melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan, tanggung jawab pengelompokkan ke dalam departemen atau divisi, dan menetapkan hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya terkoordinasi antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus memperhitungkan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang kendali pengawasan dalam unit.

- Kepegawaian berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat. Ini melibatkan staf menentukan kebutuhan, menulis deskripsi pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi.

- Mengarahkan (Panglima) adalah memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem pendukung yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara staf penekanan pada kebutuhan dan penekanan pada produksi ekonomi.

- Pengendalian adalah fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan potensial atau aktual mendeteksi penyimpangan dari rencana organisasi. Hal ini menjamin kinerja yang berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga tertib dan bebas masalah lingkungan. Pengendalian mencakup informasi manajemen, pengukuran kinerja, dan institusi tindakan korektif.

- Penganggaran, diluar dari daftar di atas, menggabungkan sebagian besar fungsi-fungsi administrasi, dimulai dengan pelaksanaan rencana anggaran melalui penerapan anggaran kontrol.

Oleh Agus Ridwan Sopari

Author, Vision Coach, Graphic Designer & Business Communication Consultant

Terkadang fungsi hubungan masyarakat (humas) di masyarakat awam sering rancu dengan tugas seorang marketing bahkan jurnalistik. Kali ini kita akan ungkap tentang peran atau fungsi humas dalam organisasi yang sukses.

Praktisi humas dalam pelaksanaan tugasnya akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses peranan humas (tahapan fact finding, planning, communicating, dan evaluation) sepenuhnya mengacu pada pendekatan manajerial. Nah kemudian manajemen humas dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan-kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan-tujuan bersama.

Dengan melihat proses peranan manajemen dan humas dalam suatu organisasi yang sudah dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.

Apa yang dikerjakan humas?

1. Menampilkan Kesan (image)

Humas harus menampilkan kesan yang terbaik organisasinya. Kesan disini berarti “gambaran yang diperoleh seseorang tentang suatu fakta sesuai dengan tingkat pengetahuan dan pengertian mereka (terhadap suatu produk, orang, atau situasi)”.

2. Pengetahuan dan pengertian

Humas memiliki peran penting dalam membantu menginformasikan pada publik internal (dalam organisasi) dan publik eksternal (luar organisasi) dengan menyediakan informasi akurat dalam format yang mudah dimengerti sehingga ketidak-pedulian akan suatu organisasi, produk, atau tempat dapat diatasi melalui pengetahuan dan pengertian.

3. Menciptakan ketertarikan

Humas juga harus dapat menciptakan ketertarikan publik dalam suatu situasi atau serial situasi, yang bisa jadi berpengaruh besar dalam suatu organisasi atau sekelompok orang. Menggunakan strategi kehumasan dalam hal ini bisa menjadi sangat efektif.

4. Penerimaan

Masyarakat mungkin bersikap melawan pada sebuah situasi karena mereka tidak mengerti apa yang sedang terjadi, atau mengapa hal tersebut terjadi. Profesi humas mempunyai peran kunci untuk menjelaskan sebuah situasi atau kejadian dengan sejelas-jelasnya sehingga ketidak-pedulian, dan bahkan sikap menentang, yang menjadi atmosfer disekelilingnya dapat diputar menjadi pengertian dan penerimaan.

5. Simpati

Dengan mengemukakan informasi secara jelas dan tidak bias, tugas humas ini umumnya merupakan cara yang berhasil untuk meraih simpati.

Dalam Buku Manajemen Humas karya Mahidin Mahmud dan Alex Rumondor, tercetak bahwa kualitas yang khas pada manajer humas ialah kemampuan menganalisis. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis. Manajer humas harus pula bisa membenahi dirinya, dan menganggap dirinya mampu bekerja efektif tanpa perintah, karena manajer humas sendiri bukan mengurus bagian yang memberi perintah.

Manajer humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Dengan demikian, tiap bagian lain dalam perusahaan itu tahu bahwa pimpinan puncak termasuk manajer humas tingkat dan bobotnya sama dengan rekan pimpinan puncak bagian lain. Manajer humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi yang akurat. Evaluasi tersebut meliputi ruang lingkup tugasnya manajer humas dalam rangka mengatur/memanfaatkan kegiatan internal dan eksternal yang berkaitan dengan :

1. lingkungan

2. sikap dan pendapat publik

3. efektivitas manajemen humas

4. pengaruh tiap bagian yang harus dirasakan juga oleh manajer humas.

Produk-produk tertulis humas

Diantaranya adalah:

1. Siaran pers yaitu informasi yang mengandung nilai berita dan disampaikan oleh publik melalui media massa.

2. Latar belakang (Backgrounder)

3. Media internal

4. Laporan tahunan

5. Advetorial

6. Profil perusahaan

7. Lembaran berita (Newsletter)

8. Prospektus

9. Penulisan komentar pembaca (testimonial)

10. Penulisah naskah pidato

11. Iklan layanan masyarakat

Humas sebagai Unsur Pendukung Kegiatan Organisasi

Definisi humas “Statement Mexico” mempertegas kedudukan Humas dalam jajaran ilmu-ilmu sosial lainnya, terutama yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Definisi ini kembali menggarisbawahi tugas Humas harus dilandasi dengan riset, konsultasi dengan pimpinan organisasi, program terencana dan tanggung jawab sosialnya.

Peranan humas untuk menanamkan sense of belonging pada publiknya dalam upaya untuk memenangkan tujuan organisasi dan melakuakn kegiatan untuk meraih opini publik yang menguntungkan bagi organisasi yang tentunya berlandaskan keterampilan humas agar dapat menyentuh persepsi publik sasaran. Semua ini bertitik tolak pada posisi humas sebagai unsur pendukung kegiatan organisasi.

Humas sebagai Pusat Informasi

Sebagai pusat layanan informasi, peran humas ini tidak terlepas dari upaya untuk mengubah perilaku khalayak melalui dua jenjang, yaitu transforming role dan socializing role. Yang pertama dimaksudkan untuk mengubah perilaku publik, sementara yang kedua adalah hasil yang dapat diperoleh.

Kanapa pusat informasi ini diperlukan dalam sebuah organisasi? PR. Smith, pakar marketing mengemukakan tentang arti informasi dalam bidang militer dan marketing, bahwa informasi dapat menciptakan power. Dalam kaitan ini dikutip pula pendapat Jefkins tentang posisi praktisi humas dalam suatu organisasi yang merupakan mata, telinga dan suara dari perusahaan. Posisi ini harus berada pada jajaran pimpinan. **

Oleh Agus Ridwan Sopari, Author – Vision Coach – Graphic Designer – Business Communication Consultant